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2020年或成云會議開啟元年?

新冠肺炎疫情下,線上辦公和云會議成為新常態,開會似乎變得更容易。近一段時間,筆者有過一天參加數個線上會議,甚至同時參加兩個線上會議的經歷。結合實踐和觀察,筆者談談對“云會議”的認識和感受。

1月31日(農歷正月初七),這是原定春節假期后上班的日子。疫情導致上班延期。筆者當天上午通過釘釘視頻召開了公司管理層工作會議。這也是筆者第一次接觸“云會議”,此后陸續通過釘釘視頻、騰訊會議、華為會議、ZOOM等召開或參加視頻會。這可以說是“云會議”的第一種類型,也是數量最多的基于工作交流類的“云會議”。這類會議組織上在于提前安排到位,確保與會人員準點上線;議題準備充分,確保會議實現預期效果;技術上關鍵用好“靜音”鍵,減少雜音,使會議有序。

第二種是講座培訓類“云會議”。3月5日,筆者在公司召開內訓會,分為兩個階段:第一個階段是筆者與授課老師在會議室內舉行,筆者做開場及培訓后小結互動,授課老師進行講解;第二階段是公司行政部門在其辦公室進行管理培訓。通過直播的方式,定向組織公司員工在各自工位上通過電腦或者手機收聽收看,避免人員聚集。3月18日,又聯合江霖學社面向大眾進行了一次企業管理培訓,主持人在杭州白馬湖國際會展中心進行開場及總結,授課老師在北京通過視頻進行授課,吸引了“66400+”人次觀看。這類會議的難點在于培訓過程中,老師的PPT、視頻等播放銜接要提前測試到位。

第三種類型是對話訪談類“云會議”,以更加廣泛的傳播為目的。筆者是杭州市會議展覽業協會主辦的《白馬會客廳》主要發起人之一,從2月2日起,每晚7:30開始,連續舉辦了八期訪談類線上沙龍,共邀請33位會展業內人士圍繞“疫情下會展業新發展”的主題展開討論交流,累計觀眾觀看量達到35710人次、觀眾數達到8904人,吸引杭州市以及全國各地會展業界的廣泛參與。有專家認為,《白馬會客廳》是國內會展業首創的疫情下研討發展轉型之路的沙龍活動。長沙、西安等城市和會展行業媒體也相繼舉辦,成都市舉辦的《春愈暖》系列論壇可以說是2.0版本——由于采用線上加線下結合的模式舉行,該會議組織難度就增加了。每期《白馬會客廳》都有10人左右團隊參與,負責選題、邀請嘉賓、宣傳發布、直播技術保障、做推文等系列工作。在“云會議”召開時,要確保嘉賓溝通到位、過程流暢、應急處置及時。

第四種類型是直播類“云會議”,采用非接觸式開會縮小線下活動規模,通過直播擴大受眾。目前,各地政府已廣泛運用于“云招商”“云簽約”“云招聘”“云路演”系列活動。疫情下較早舉辦此類活動的是2月26日“2020中國杭州云上西湖峰會”,通過線上零接觸、零成本對接,實現企業家、投資人和創業者的聚集和資源的高效鏈接,數十萬人在線觀摩,成為云上招商的代表性案例。

在商業發布上的應用也越來越多。2月13日的小米10、小米10 Pro線上發布會是其代表作。小米創始人雷軍表示,由于疫情,原計劃4000人的發布會改為直播發布會。通過精心策劃,發布會吸引了全國數百萬人次觀看,提振了全行業信心。發布會場景深深印在大家的腦海里。這類會議要求較高、影響較大、涉及面廣,需要專業機構、專業團隊來執行。

通過一個多月的觀察和直接參與,筆者發現,“云會議”與線下會議本質上是一樣的,不同的是,“云會議”調整了會議舉辦形式或將線上線下兩者結合起來,會議的核心還是內容和與會代表,內容策劃依然是會議的根本,與會代表體驗和接受度是關鍵。“云會議”的后臺數據積累和分析優勢明顯。“云會議”具有的廣泛傳播、成本較低的優勢是線下會議無法比及的,線下會議的與會代表間面對面交流體驗則是“云會議”無法替代的。因此說,線上和線下將在今后的會展業內更加緊密地融合發展。

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